Nota penjualan merupakan dokumen yang mutlak dibuat sebagai bukti fisik penjualan barang apabila toko tidak memiliki sistem yang komprehensif untuk mencatat transaksi penjualan. Untuk toko-toko kecil membuat nota bisa menggunakan bantuan excel, tidak perlu menggunakan aplikasi Point Of Sale (POS) kalau memang tidak memiliki dana untuk membelinya atau volume transaksi nya masih kecil.
Berikut adalah contoh membuat nota dengan excel menggunakan Fungsi Match dan Fungsi Index yang telah dibahas pada artikel sebelumnya. Untuk jelasnya silahkan perhatikan screenshoot nota penjualan dibawah ini :
Perhatikan pada gambar diatas, tugas dari operator komputer untuk mengisi nota penjualan diatas hanya mengisi kolom kode barang dan jumlah sedangkan kolom yang lainnya (berwarna abu-abu) akan diisi secara otomatis mengambil dari daftar barang yang disimpan dalam tabel referensi seperti tampak pada gambar dibawah ini :
Untuk membuat nota seperti diatas berikut adalah langkah-langkahnya :
1. Buat tampilan nota seperti tampak pada gambar pertama !
2. Buat daftar barang yang akan jadi referensi seperti tampak pada gambar kedua, pada contoh diatas terdapat 4 buah barang kenyataannya toko atau warung pasti memiliki puluhan bahkan ratusan barang, jadi pada prakteknya data seluruh barang di toko atau warung.
3. Pada tabel referensi kolom nama barang (Cell K5:K8) diberi nama barang, gunakan fasilitas insert name define.
4. Berikutnya masih pada tabel referensi kolom harga barang (Cell L5:L8) beri nama harga, gunakan faslitas insert name define.
5. Terakhir di tabel referensi beri nama kode pada kolom kode barang (Cell M5:M8) dengan fasilitas insert name define.
6. Pada formulir nota penjualan beri nama harga_satuan pada kolom harga (cell F9:F14) dengan fasilitas insert name define.
7. Pada formulir nota penjualan beri nama jml_terjual pada kolom harga (cell G9:G14) dengan fasilitas insert name define.
8. Pada formulir nota penjualan beri nama harga_x_jml pada kolom harga (cell H9:H14) dengan fasilitas insert name define.
10. Pada Cell G11, buat tanggal secara dinamis untuk membuat tanggal kwitansi dengan fungsi date menggunakan formula :
=now()
11. Agar kolom nama barang otomatis terisi ketika mengisi kode pada kolom kode barang, maka pada kolom nama barang (cell E9) ketik formula diawah ini dan copy pada baris dibawah nya :
=IF(NOT(ISBLANK(D9)),INDEX(data_barang,MATCH(D9,kode,0),1),””)
Maksud dari formula diatas adalah apabila cell D9 / kolom kode barang tidak kosong (Fungsi ISBLANK), lakukan pencarian data menggunakan Fungsi Index dan Fungsi Match pada tabel referensi, namun jika D9 kosong maka kolom nama barang pun akan kosong.
12. Berikutnya pada kolom harga baris pertama di formulir nota ketik formula berikut :
=IF(NOT(ISBLANK(D9)),INDEX(data_barang,MATCH(D9,kode,0),2),0)
Maksud dari formula diatas adalah apabila cell D9 / kolom kode tidak kosong (Fungsi ISBLANK), lakukan pencarian data menggunakan Fungsi Index dan Fungsi Match pada tabel referensi, namun jika D9 kosong maka kolom nama barang pun akan kosong.
13. Pada kolom total (cell H9) ketik formula berikut untuk mengkalikan harga satuan dengan banyaknya barang yang dibeli :
=F9*G9
14. Pada baris Total DIbayar (Cell H15) ketik formula berikut :
=SUMPRODUCT(harga_satuan,jml_terjual)
Formula diatas dimaksudkan menjumlahkan hasil perkalian dari tabel harga dengan tabel Jml pada nota penjualan, atau bisa juga menggunakan formula :
=SUM(harga_x_jml)
Simpan dokumen anda, sebagai latihan silahkan download file latihan diatas.
0 comments: