Pernahkan anda memiliki kasus untuk merekap data atau dalam pekerjaan anda diminta membuat rekapitulasi atas serangkaian data yang anda miliki. Misal merekap jumlah gaji per divisi pada sebuah institusi, nah untuk jelasnya perhatikan tampilan gambar dibawah ini.
Pada gambar ditampilkan misal anda memiliki serangkaian daftar gaji karyawan
Dari data diatas anda dimina laporan untuk membuat laporan jumlah komponen penghaslan dan potongan serta jumlah per divisi sehingga dimisalkan anda diminta ringkasan laporan daftar gaji seperti tampak pada gambar dibawah ini :
Formula apa yang akan anda gunakan ?? SUM ? ya bisa anda gunaka fungsi sum, namun akan sangat merepotkan apabila data pegawaian sangat banyak. Untuk masalah ini Excel menyediakan fungsi penjumlahan untuk database yaitu fungsi DSUM, fungsi DSUM itu sendiri adalah untuk menjumlahkan angka-angka dalam kolomdi database sesuai dengan kondisi yang anda tetapkan.
Untuk membuatnya rekap atas data yang dimiliki langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:
Siapkan data dan simpan di worksheet pertama dan ganti namanya menjadi data.
Siapkan Format Rekapitulasi simpan di worksheet kedua dan ganti namanya menjadi rekap per divisi.
Pada saat anda membuat kolom di bagian rekapitulasi pastikan menggunakan nama kolom sesuai dengan nama kolom yang digunakan pada worksheet data, perhatikan gambar berikut :
Jadi ketika pada sheet data anda menggunakan kata divisi maka pada sheet rekap gunakan juga kata divisi, dan ketika pada kolom divisi di sheet data anda mengetik Gudang dan Logistik maka pada sheet rekap pun gunakan Gudang dan Logostik jangan menggunakan Gudang & Logistik Prinsipnya fungsi ini mencari kecocokan antara data dan kriteria yang anda tentukan !.
Buat nama range area dengan menggunakan fasilitas insert name define, adapun nama nama yang dibuat adalah :
Rumus dasar untuk menggunakan fungsi DSUM adalah :
DSUM(Database,Kolom,Kriteria)
Dari formula dasar diatas untuk mengisi Gaji Pokok Per Divisi, maka formulanya :
=DSUM(data,”Gaji Pokok”,div_keuangan)
=DSUM(data,”Gaji Pokok”,div_kepegawaian)
=DSUM(data,”Gaji Pokok”,div_gudang)
=DSUM(data,”Gaji Pokok”,div_umum)
=DSUM(data,”Gaji Pokok”,div_pemasaran)
Sedangkan untuk mengisi Tunjangan Per Divisi
=DSUM(data,”Tunjangan”,div_keuangan)
=DSUM(data,”Tunjangan”,div_kepegawaian)
=DSUM(data,”Tunjangan”,div_gudang)
=DSUM(data,”Tunjangan”,div_umum)
=DSUM(data,”Tunjangan”,div_pemasaran)
Dan mengisi Potongan Per Divisi
=DSUM(data,”potongan”,div_keuangan)
=DSUM(data,”potongan”,div_kepegawaian)
=DSUM(data,”potongan”,div_gudang)
=DSUM(data,”potongan”,div_umum)
=DSUM(data,”potongan”,div_pemasaran)
Sedangkan untuk mencari mencari Total Penghasilan Per Divisi, gunakan formula berikut :
GajiPokok + Tunjangan – Potongan
Sebagai tahap akhir mencari Total per jenis penghasilan, gunakan formula :
Gaji Pokok : sum(rekap_gapok)
Tunjangan : sum(rekap_gapok)
Potongan : sum(rekap_gapok)
Seperti halnya fungsi agregasi, Selain DSUM juga berlaku DMIN, DMAX, DCOUNT, dan DAVERAGE, untuk penggunaanya anda tinggal mengganti DSUM dengan DMIN, DMAX, DCOUNT dan DAVERAGE.
Sebagai bahan latihan silahkan anda
DOWNLOAD
file latihan session ini !
0 comments: